3 Способу як в екселя зробити список, що випадає

Для таблиць, які використовують постійні і повторювані дані (наприклад прізвища співробітників, номенклатура товару або відсоток знижки для клієнта) щоб не тримати в голові і не помилитися при наборі, існує можливість один раз створити стандартний список і при підстановці даних робити вибірку з нього. Дана стаття дозволить вам використовувати 4 різних способу як в екселя зробити список, що випадає.

Спосіб 1 - гарячі клавіші і список в excel

Даний спосіб використання списку по суті не є інструментом таблиці, який треба як небудь налаштовувати або заповнювати. Це вбудована функція (гарячі клавіші) яка працює завжди. При заповненні будь-якого стовпця, ви можете натиснути правою кнопкою миші на порожній клітинці і в випадаючому списку вибрати пункт меню «Вибрати із списку».

Цей же пункт меню можна запустити поєднанням клавіш Alt + »Стрілка вниз» і програма автоматично запропонує в випадаючому списку значення осередків, які ви раніше заповнювали даними. На зображенні нижче програма запропонувала 4 варіанти заповнення (дублюються дані Excel не вказує). Єдина умова роботи даного інструменту - це між осередком, в яку ви вводите дані зі списку і самим списком не повинно бути порожніх клітинок.

Використання гарячих клавіш для розкриття списку даних

При чому список для заповнення таким способом працює як в осередку знизу, так і в осередку зверху. Для верхнього осередку програма візьме зміст списку з нижніх значень. І знову ж таки не повинно бути порожнього вічка між даними і осередком для введення.

Список, що випадає може працювати і в верхній частині з даними, які нижче осередки

Спосіб 2 - найзручніший, простий і найбільш гнучкий

Даний спосіб передбачає створення окремих даних для списку. При чому дані можуть знаходиться як на аркуші з таблицею, так і на іншому аркуші файлу Excel.

1. Спершу необхідно створити список даних, який буде джерелом даних для підстановки в список, що випадає в excel. Виділіть дані і натисніть правою кнопкою миші. У випадаючому списку виберіть пункт «Присвоїти ім`я ...».

   Створення набору даних для списку

2. У вікні «Створення імені» задайте ім`я для вашого списку (це ім`я далі буде використовуватися у формулі підстановки). Ім`я повинно бути без пробілів і починатися з літери.
   
   
   

   Введіть ім`я для набору даних

3. Виділіть комірки (можна відразу кілька осередків), в яких планується створити список, що випадає. У вкладці «ДАНІ» вгорі документа натисніть на «Перевірка даних».

   Створити список, що випадає можна відразу для декількох осередків

4. У вікні перевірка вводяться значення в якості типу даних задайте «Список». У рядку «Джерело:» введіть знак рівності і ім`я для раніше створеного списку. Дана формула дозволить ввести значення тільки зі списку, тобто зробить перевірку введеного значення і запропонує варіанти. Ці варіанти і будуть списком, що випадає.

Для створення перевірки введених значень введіть ім`я раніше створеного списку

При спробі ввести значення, якого немає в заданому списку, Ексель видасть помилку.

Крім списку можна вводити дані вручну. Якщо введені дані не співпадуть з одним з даних - програма видасть помилку

А при натисканні на кнопку списку в осередку ви побачите перелік значень зі створеного раніше.

Спосіб 3 - як в excel зробити список, що випадає з використанням ActiveX

Щоб скористатися цим способом, необхідно щоб у вас була включена вкладка «РОЗРОБНИК». За замовчуванням ця вкладка відсутня. Щоб її включити:

1. Натисніть на «Файл» в лівому верхньому кутку програми.
2. Виберіть пункт «Параметри» і натисніть на нього.
3. В установках Excel у вкладці «Налаштувати стрічку» поставте галочку навпроти вкладки «Розробник».

Включення вкладки «РОЗРОБНИК»

Тепер ви зможете скористатися інструментом «Поле зі списком (Елемент ActiveX)». У вкладці «РОЗРОБНИК» натисніть на кнопку «Вставити» і знайдіть в елементах ActiveX кнопку «Поле зі списком (Елемент ActiveX)». Натисніть на неї.

Намалюйте даний об`єкт в excel, що випадає в осередку, де вам необхідний, що випадає.

Тепер необхідно налаштувати даний елемент. Щоб це зробити, необхідно включити «Режим конструктора» і натиснути на кнопку «Властивості». У вас повинно відкритися вікно властивостей (Properties).

З відкритим вікном властивостей натисніть на раніше створений елемент «Поле зі списком». У списку властивостей дуже багато параметрів для налаштування і ви зможете вивчивши їх, налаштувати дуже багато починаючи від відображення списку до спеціальних властивостей даного об`єкта.

Але нас на етапі створення цікавлять тільки три основних:

1. ListFillRange - вказує діапазон комірок, з яких будуть братися значення для списку. У моєму прикладі я вказав два стовпці (A2: B7 - далі покажу як це використовувати). Якщо необхідно тільки одні значення вказується A2: A7.
2. ListRows - кількість даних в випадаючому списку. Елемент ActiveX відрізняється від першого способу тим, що можна вказати велику кількість даних.
3. ColumnCount - вказує скільки стовпців даних вказувати в випадаючому списку.

У рядку ColumnCount я вказав значення 2 і тепер в списку випадають дані виглядають ось так:

Як бачите вийшов список, що випадає в excel з підстановкою даних з другого шпальти з даними «Постачальник».