Як відправляти і отримувати листи в microsoft outlook 2003 і 2007

Після настройки програми для читання і відправки електронної пошти Microsoft Outlook, природно, хочеться відправляти листи, фотографії, відео і отримувати повідомлення від колег і друзів. Але в програмі так багато кнопок і різних меню. Як розібратися у всьому цьому? Дана стаття допоможе вам трохи освоїтися в Microsoft Outlook версій 2003 і 2007.

Немає нічого простішого, ніж написати лист в Microsoft Outlook: натисніть кнопку «Створити» і виберіть зі списку пункт «Повідомлення».



Відкриється вікно редагування листи. В поле «Кому» введіть адресу електронної пошти одержувача листа. В поле «Копія» введіть адресу електронної пошти людини (або людей), якому хочете відправити копію даного листа. В одне поле можна вводити кілька адрес одержувачів, розділяючи їх крапкою з комою. Наприклад, [email protected] [email protected] [email protected]
В поле «Тема» введіть коротку тему повідомлення. Не пишіть в темі листа довгих речень, для цього є величезний простір в нижній частині вікна. Клацнувши тут мишкою, введіть текст листа. При написанні листів в Microsoft Outlook застосуються ті ж прийоми роботи, що і в текстовому редакторі Microsoft Word. Ви можете змінювати шрифт, розмір, колір, вирівнювання тексту. Для цього служить розділ форматування на панелі інструментів Microsoft Outlook.



У текст листа можна вставляти таблиці і малюнки. Для вставки останніх служить меню «Вставка» - «Малюнок». У Microsoft Outlook 2003 Додати в лист таблицю можна через меню «Таблиця», а в Microsoft Outlook 2007 для цього доведеться натиснути кнопку «Таблиця» в розділі «Вставка».



Вставлені таким чином малюнки і таблиці будуть знаходитися в тексті листа. Але дуже часто до листа необхідно додати будь-якої файл (документ, музику, фотографії, відео і т.п.). Прикладений до листа файл називається вкладенням. Папки в електронні листи включати не можна. Якщо вам необхідно докласти до листа файли в папці, поступите одним із таких способів: або прикладете кожен файл окремо, або заархівуйте папку з усіма файлами в один архів формату rar, zip і т.п. і вже його прикладіть до листа. Для цього натисніть кнопку «Додати файл» в Microsoft Outlook 2003 або «Вкласти файл» в Microsoft Outlook 2007. Виберіть потрібний файл (архів) і двічі клацніть по ньому лівою кнопкою миші.



Прикладений до листа файл з`явиться в полі «Вкладення». Видалити його звідти дуже просто: клацніть мишкою в цьому полі і зітріть назва файлу. Якщо поле «Вкладення» порожнє, значить, до листу не додається жодного файлу або архіву.



Написавши лист і приклавши до нього потрібний файл, ви можете відразу відправити його одержувачу, а можете зберегти як чернетку, щоб згодом прочитати ще раз і відредагувати. Для цього натисніть кнопку «Зберегти» і закрийте вікно створення листа.



Збережене таким чином повідомлення потрапляє в папку «Чернетки». Відкрийте її і двічі клацніть по потрібному листа для його перегляду і редагування.



Щоб відправити лист з усіма доданими до неї файлами натисніть кнопку «Відправити».

Електронний лист буде відправлено одержувачу, а його копія автоматично збережеться на вашому комп`ютері в папці «Надіслані» програми Microsoft Outlook.

Для перевірки поштової скриньки і завантаження нових листів на комп`ютер в меню «Сервіс» виберіть пункт «Відправити / отримати» - «Доставити пошту».



Нові повідомлення буде завантажено в папку «Вхідні». Непрочитані листи будуть виділені жирним шрифтом. Щоб прочитати лист двічі клацніть по ньому лівою кнопкою миші.
Якщо до листа додається файл клацніть по ньому правою кнопкою миші і виберіть «Зберегти як» для збереження цього файлу на своєму комп`ютері. Самі листи після прочитання залишаться в папці «Вхідні» Microsoft Outlook, якщо ви їх, звичайно, не перемістить або не видалите.



Щоб відповісти на лист натисніть кнопку «Відповісти» або «Відповісти всім». У першому випадку ваш відповідь потрапить тільки відправнику листа, у другому - відправнику і всім адресатам, електронні ящики яких були вказані в полі «Копія» надісланого вам повідомлення. Натиснувши кнопку «Переслати», ви можете відправити копію листа зі своїми коментарями абсолютно іншій людині, що не входить в число відправників або одержувачів вихідного листа.



У відповідному листі ваш текст буде розташовуватися на початку повідомлення, а далі цитуватиметься текст вихідного листа. Це зроблено для зручності, щоб одержувач вашої відповіді міг згадати, про що він вам писав. Крім того, до цієї теми листів, що відправляються автоматично буде додаватися «RE:» - скорочене від «reply» (відповідь), а до теми пересилаються листів автоматично буде додано «FWD:» - скорочене від «forwarded» (переслане).
Для відправки пересилається повідомлення або відповіді на лист натисніть кнопку «Відправити».

Згодом в Microsoft Outlook накопичується велика кількість листів. Багато з них вже не потрібні, і їх можна спокійно видалити. Для цього клацніть по повідомленням правою кнопкою мишки і виберіть «Видалити». Всі вилучені таким чином листи потрапляють в папку «Видалені» програми Microsoft Outlook.



Щоб очистити цю папку від віддалених листів клацніть по ній правою кнопкою мишки і виберіть «Очистити папку Видалені». Підтвердіть вашу рішучість видалити непотрібні листи, натиснувши у відповідь на попередження Microsoft Outlook кнопку «Так».



Як ви вже зрозуміли, всі листи в Microsoft Outlook зберігаються в певних папках. Повідомлення можна переміщати з однієї папки в іншу. Для цього клацніть по письма правою кнопкою мишки і виберіть «Перемістити в папку». У віконці виберіть папку, в яку ви хочете перемістити лист, і натисніть «ОК».



Однак робота з поштою в Microsoft Outlook не обмежується набором наявних папок для зберігання листів. Ви можете створювати нові папки і поміщати в них повідомлення схожої тематики. Для цього клацніть по розділу «Особисті папки» правою кнопкою мишки і виберіть «Створити папку».

Введіть зрозуміле вам ім`я папки і натисніть "ОК". Створена папка з`явиться в списку Особистих папок.

На цьому ми закінчимо наша сьогоднішня розповідь. Ви навчися відправляти і отримувати листи, відповідати на них і прикладати до повідомлень файли. Тепер ви без зусиль зможете листуватися з друзями, колегами та рідними в зручній програмі Microsoft Outlook. Приємного вам спілкування.

Спеціально для проекту Ячайнік, Олена Карлтон

{Mosloadposition cpanel}