11 Секретів microsoft word 2007

Всі ми знаємо, що більшість документів створюється в програмі Microsoft Word. Але чи знаємо ми цю програму так добре, як думаємо? Наприклад, як за пару секунд перетворити усі малі літери на прописні або одним натисканням клавіші вставити в текст слова «Microsoft Windows Vista Enterprise»? А адже це дуже просто та дозволяє заощадити багато часу при підготовці документів. Тому ми вирішили поділитися з вами корисні прийомами, які зроблять вашу роботу в Microsoft Word швидше і комфортніше.

Припустимо, у вас є якийсь вже набраний текст, і вам необхідно зробити все або тільки перші літери цього тексту прописними, тобто великими. Можна, звичайно, виділити текст, натиснути праву кнопку мишки, вибрати команду «Шрифт» і в віконці, що з`явилося поставити галочку напроти відповідного пункту. Але це довго і не естетично.
Набагато простіше виділити цей текст і одночасно натиснути на клавіатурі кнопочки Shift і F3. При першому натисканні всі букви стануть ВЕЛИКИМИ, а при другому - малими. Швидко і зручно!

Ми часто копіюємо і вставляємо в текст різні об`єкти. У Microsoft Word є дуже зручний інструмент для вставки будь-якого з раніше скопійованих текстів, зображень, таблиць і т.п. який називається «Буфер обміну». Доступний він в розділі «Головна».

Коли ви копіюєте який-небудь об`єкт, він зберігається в «Буфер обміну». Для вставки скопійованого раніше об`єкта в документ клацніть по ньому мишкою. А щоб видалити об`єкти зі списку «буфера обміну» натисніть «Очистити все».
При цьому в буфер обміну потрапляє текст, скопійований не тільки в Microsoft Word, але і в будь-який інший програмі. Правда потрапляє він туди лише до тих пір, поки ви не закриєте документ в Microsoft Word.

При підготовці документів, особливо ділових, частенько буває потрібно вирівняти одну частину рядка по лівому краю, а іншу по правому, та ще й підготувати шаблон для вставки реквізитів: дат, адрес і т.п. Наприклад, належить створити ось такий частину тексту.

Ідею з пробілами і підкресленням відкидаємо відразу! Створюємо табличку з необхідною кількістю рядків і стовпців. Пам`ятайте, що для комірки з нижньою межею має бути окремий стовпець. Так, в прикладі з містом і датою у нас вийшла табличка з 1 рядка і 10 стовпчиків. У прикладі з шапкою листи - 1 рядок і 3 стовпчика. Останній стовпчик ми згодом розбили на 4 рядки.
Вставляйте таблички за допомогою розділу «Вставка» - «Таблиці» Microsoft Word. Об`єднувати і видаляти комірки можна за допомогою контекстного меню - клацніть правою кнопкою мишки по потрібному осередку і виберіть відповідну команду. В цьому ж меню знаходиться команда для вирівнювання тексту в комірках ( «Вирівнювання осередків»).
Коли порожні таблиці готові, приберіть сітку: в розділі «Головна» виберіть «Ні межі».

А щоб орієнтуватися, де правильно розташувати текст в таблицях, в цьому ж списку відзначте «Показати сітку».

Сітка буде відображатися пунктирною лінією. Вона не виводиться на друк і взагалі ніяк не впливає на зовнішній вигляд документа.

Щоб прибрати сітку досить вдруге клацнути по пункту «Показати сітку». Виділяючи осередки, де передбачається нижня межа, відзначайте пункт «Нижня межа».

Автоматизація - відмінна річ! Особливо, коли доводиться постійно виконувати одні й ті ж операції в Microsoft Word. За прикладом далеко ходити не будемо: слова «Microsoft Word» зустрічаються в даній статті кілька десятків разів. Уявіть, якщо друкувати їх вручну, та ще змінюючи розкладку клавіатури з російської на англійську і навпаки! На допомогу до нас прийшли макроси.
Макроси - це міні програмки на мові Visual Basic, які дозволяють автоматизувати багато операцій в Microsoft Word та інших офісних програмах.
Щоб записати макрос необов`язково бути програмістом. Досить клацнути розділ «Вид» і вибрати «Макрос» - «Запись макроса».

Але перед цим ви повинні чітко знати, які саме дії будете записувати в макрос, тому що він згодом крок за кроком стане повторювати їх як кадри в кіно - одне за іншим державам і саме в тій послідовності, в якій ви їх записали.
Після того як ви натиснете «Запис макросу» відкриється віконце, де необхідно ввести ім`я макросу і його описание.

Також надайте макросу поєднання клавіш, при натисканні яких макрос буде виконуватися. Для цього натисніть необхідне поєднання клавіш на клавіатурі і клацніть кнопку «Призначити».

Тепер зробите все дії, які будуть записані в макрос. Пам`ятайте, що зайвих дій - клацань мишею, переміщення курсора, введення непотрібних символів або помилки в словах - бути не повинно!
Після того як ви справите всі підлягають записи в макрос дії, клацніть кнопочку «Зупинити запис» в нижній частині вікна Microsoft Word.

Макрос готовий! Тепер можете натискати присвоєне йому поєднання клавіш і милуватися на результат. Змінити макрос або видалити його можна в тому ж розділі «Вид» - «Макрос». Натисніть «Макрос» і виділіть в списку той макрос, який ви хочете змінити або видалити.

Якщо ви не розбираєтеся в Visual Basic, то змінити порядок дій в макросі вам буде важкувато. Але поміняти вводиться макросом слово або символи ви зможете. Це робиться в віконці Microsoft Visual Basic. Просто замініть вводиться макросом текст новим і натисніть «Зберегти».

У всіх версіях Microsoft Word є прекрасний інструмент, який дозволяє шукати і заміняти один текст або символи на інший. Доступний він в розділі «Головна». Натисніть кнопку «Знайти» і перед вами відкриється маленьке віконце.

За допомогою першої вкладки даного віконця ви зможете шукати потрібний текст по всьому документу.

За допомогою другої вкладки ви зможете не тільки знайти, а й замінити його на що завгодно. Пам`ятайте, щоб замінити текст пропуском, в поле «Замінити» поставте пробіл з клавіатури. Щоб просто видалити знайдений текст поле "Замінити» залиште порожнім.

І, нарешті, на третій вкладці ви можете перейти до потрібного заголовку в тексті, рядку, малюнку, сторінці і т.д.

Чи доводилося вам вважати кількість знаків у вашому документі? У Microsoft Word 2003 Все потрібні команди розташовувалися в меню. У 2007 версії інструмент для такого простого завдання, як підрахунок кількості слів, символів, рядків, абзаців і т.п. сховався внизу вікна. Клацаємо полем «Число слів» і отримуємо маленьке віконечко зі всіма необхідними нам даними.

Якщо раптом вам знадобилося розділити весь текст на дві колонки можна, звичайно, намалювати таблицю з двома стовпчиками і зробити його межі невидимими, але ... навіщо такі складнощі? Виділяємо текст і в розділі «Розмітка сторінки» вибираємо необхідну кількість колонок.

Створення красивої шапки документа - це не мистецтво. Це всього лише колонтитули, які доступні в розділі «Вставка». Вставите такий в вірніше ( «Верхній колонтитул») чи нижньої ( «Нижній колонтитул») частини документа на якої-небудь однієї сторінці, і він буде повторюватися на всіх.

В Microsoft Word є непогана вбудована колекція колонтитулів, можете вибрати з неї або створити свій колонтитул. Щоб видалити верхній або нижній колонтитул виберіть пункт «Видалити верхній колонтитул» або «Видалити нижній колонтитул».

Як витягнути картинку з Microsoft Word? Питання дуже насущний і вирішується самими різними способами від скриншота документа до установки спеціалізованих програм. А насправді все простіше нікуди. Збережіть ваш документ як веб-сторінки за допомогою команди «Зберегти як».

У папці зі збереженим таким чином документом повинна з`явитися татко ІМЯ_ДОКУМЕНТА.files. Саме в ній ви знайдете всі необхідні зображення.
При цьому якщо ви зменшили зображення в самому документі Microsoft Word, то при збереженні в форматі веб-сторінки дане зображення також буде зменшено. Щоб отримати картинку великих розмірів вам доведеться спочатку змінити розмір зображення в самому документі, а потім знову зберегти його як веб-сторінку.

Чи бачили ви в документах красиві стрілки, зірочки, значки телефону, піднятої руки і інші прикрашення? Все це не плід руки дизайнера, а всього лише рядові символи Microsoft Word, доступні в розділі «Вставка». Виберіть «Символи» - «Інші символи» і прикрашайте ваші документи.

Красиві картинки знаходяться в шрифтах Webdings, Wingdings, Wingdings 2, Wingdings 3. Ви можете вибрати будь-який інший шрифт і вставити будь-який з наведених там символів, натиснувши кнопочку «Вставити».

На важливі і конфіденційні документи необхідно ставити паролі. У Microsoft Word 2007 для цього клацніть головну «Кнопку Office» і виберіть пункти «Підготувати» - «Зашифрувати документ».

Введіть пароль для відкриття документа, натисніть «ОК». Потім підтвердіть пароль ще раз і знову натисніть «ОК». До речі, щоб зняти парольний захист з документа, просто зітріть пароль в цьому віконці, і збережіть документа.

Збережіть документ. Тепер при відкритті захищеного документа Microsoft Word буде запитувати пароль.

Без пароля ваш документ ніхто не зможе побачити. Однак існують спеціальні програми, що дозволяють підбирати паролі до документів Microsoft Word, але це вже зовсім інша історія.
На цьому ми, мабуть, і закінчимо сьогоднішній екскурс в Microsoft Word. Сподіваємося, наведена інформація була корисна для вас й допоможе вам в створенні документів.

Спеціально для проекту Ячайнік, Олена Карлтон

{Mosloadposition cpanel}