Прості розрахунки в microsoft excel

Як добре вміти ... вважати. Дана фраза особливо актуальна, якщо ви маєте справу з цифрами і часто працюєте в Microsoft Excel. Це досить зручна програма не тільки для складних фінансових розрахунків, а й для ведення домашньої бухгалтерії. Завдяки даній статті ви навчитеся складати, віднімати, множити і ділити в Microsoft Excel.

Перш за все, створимо плацдарм для роботи - простенькі таблички, наприклад, по темі домашньої бухгалтерії. Для цього відкриваємо Microsoft Excel і друкуємо шаблони таблиць: лист 1 назвемо «Прихід», лист 2 - «Витрата», лист 3 - «Прибуток». Перші дві таблиці заповнюємо числовими значеннями, виходячи з яких будуть обчислюватися значення в третій табличці.
В результаті у вас повинно вийти приблизно наступне:

Лист «Прихід»

Лист «Витрата»

Лист «Прибуток»

додавання

Тепер маємо поставлено завдання - порахувати разом в перших двох табличках. Для цього необхідно скласти числові значення по вертикалі (підрахунок разом з усім членам сім`ї за місяць) і по горизонталі (підрахунок разом по одному члену сім`ї за 12 місяців). Розглянемо кілька способів складання в Microsoft Excel.

Спосіб №1.

Виділимо осередок В6 і в меню «Формули» виберемо «Автосумма».

У випадаючому списку виберемо пункт «Сумма».

Ви побачите як Excel виділив підлягають підсумовування осередку пунктирною лінією, а в рядку формул і осередку В6 відобразилася формула:
= СУММ (В2: В5)

Розшифровується цей запис досить просто:
«=» - знак рівності означає, що в виділеної комірці буде знаходитися результат будь-якого математичного дії, в нашому випадку результат суми чисел.
«СУММ» - сума, назва математичного дії (функції), результат якого буде виведений в осередку.
«(В2: В5)» - діапазон комірок, вміст яких буде підсумовуватися. Діапазони розташованих поспіль осередків завжди записуються через двокрапку: перша осередок - початок діапазону, друга - його кінець.

Microsoft Excel практично всю роботу зробив за нас. Залишилося перевірити правильність виділених програмою осередків і натиснути на клавіатурі Enter. Підсумкова сума за січень підрахована.
До речі, замість Enter можна натиснути кнопочку «Введення» в рядку формул. А щоб скасувати розрахунок суми досить клацнути в цьому ж рядку кнопочку «Скасування».

Додавання із застосуванням діапазонів добре тим, що ви можете вставляти між початковою і кінцевою осередками діапазону будь-яку кількість рядків або стовпців. Підсумкова сума автоматично буде перерахована, а сам діапазон автоматично збільшиться на доданий кількість рядків (стовпців).
Для наочності додамо в нашу домашню бухгалтерію Дідуся. Ми на власні очі можемо спостерігати, як змінилося всього за січень. Додана рядок автоматично вписалася в діапазон комірок, що беруть участь у розрахунку суми.

Спосіб №2.

Для складання чисел в Microsoft Excel не обов`язково постійно відкривати меню «Формули», дане математичне дію можна вибрати і безпосередньо з рядка формул. Для цього також виділимо осередок, в якій повинен відобразитися результат складання (наприклад, Е6), і клацнемо по кнопці «fx» - «Вставити функцію».

Запуститься Майстер функцій. Оскільки ми вже застосовували функцію СУММ, то вона буде перебувати в списку 10-ти недавно використовувалися.

В інших випадках необхідно вибрати категорію «Математичні» і в списку функцій відзначити «СУМ». Нижче ви також зможете прочитати опис даної функції.

Після натискання кнопочки "ОК" ви потрапите у вікно вибору осередків для підсумовування.

Тут вказано діапазон комірок нашої таблиці, що містяться в них числа, і підрахована попередня сума. Також в цьому віконці є можливість додати до сумовною аргументів нові осередки. Для цього потрібно натиснути кнопочку з червоною стрілкою в полі «Число2» і виділити мишею потрібний діапазон комірок на аркуші Excel. Дана можливість використовується, коли за допомогою Майстра функцій ви додаєте врозкид що йдуть осередки.
Щоб підрахувати суму натискаємо «ОК» і милуємося отриманим результатом. Звичайно, цей спосіб більш довгий, ніж попередній, однак він теж має право на існування.

Спосіб №3.

Наступний спосіб складання в Microsoft Excel підходить для любителів клацати мишкою, оскільки ніякі меню і майстри функцій в ньому не використовуються.
Даний спосіб зручний не тільки для складання, а й для вирахування, множення і ділення.
Отже, виділимо мишкою осередок, в яку буде записано результат суми. У нашому прикладі це F6. На клавіатурі натиснемо знак рівності (=) і клацнемо осередок з першою цифрою, яку ми хочемо скласти (F2). Далі натиснемо на клавіатурі плюсик (+) і клацнемо наступний елемент (F3), потім знову плюсик і знову клацаємо осередок і так далі до F5. Вийде щось на зразок математичного прикладу, який у всій свій красі відобразиться в рядку формул.

Для виведення результату суми натиснемо на клавіатурі кнопку Enter або кнопочку «Введення» в рядку формул.
Тепер ви можете порахувати залишилися разом по місяцях самостійно за допомогою будь-якого з вищенаведених способів.
У нас вийшли такі цифри.

Спосіб №4.

З місяцями ми розібралися. Тепер розрахуємо разом по членам сім`ї - хто скільки грошей приніс за рік. Тут добре б скористатися першим способом підсумовування, але ... дійшовши до Сина, Microsoft Excel чомусь не захотів правильно виділяти діапазон підлягають підсумовування осередків і вирішив скласти Папу з Мамою, що нас зовсім не влаштовує.

Отримавши таку картину, що не беріться клацати мишкою та скасовувати введення формули, а всього лише вкажіть програмі правильний діапазон комірок: з В4 по М4. Для цього наведіть курсор на осередок В4 і натисніть ліву кнопку мишки. Не відпускаючи її, рухайте мишкою вправо, поки рамка виділення не захопить осередок М4. Після цього можете відпускати ліву кнопку миші і жати Enter.Сумма осередків зважить правильно.

Спосіб №5.

Щоб стати професійними Excel-математиками вивчимо ще один спосіб додавання чисел в Microsoft Excel. Якщо раніше при обчисленні суми ми користувалися меню, кнопками і мишкою, то тепер будемо вводити всі дії і функції вручну в рядку формул.
Як завжди виділяємо комірку, в яку буде записаний результат суми (у нас це N5) і клацаємо лівою кнопкою миші в рядку формул. Тут друкуємо нашу формулу: = B5 + C5 + D5 + E5 + F5 + G5 + H5 + I5 + J5 + K5 + L5 + M5
Тобто ми по порядку перераховуємо всі осередки, вміст яких має підсумовуватися.

Замість цього страхітливого набору цифр і букв можна ввести знайому нам функцію:
= СУММ (В5 М5)
Результат буде одним і тим же. Якщо вам подобається працювати з рядком формул і у вас хороша пам`ять на назви функцій, цей метод для вас. При належному рівні тренування ви будете проводити розрахунки досить швидко.

Таким чином, ми порахували доходи сім`ї за рік. Витрати сім`ї пропоную порахувати самостійно будь-якими з вподобаних вам способів. Наведу лише результати, які у нас вийшли.

віднімання

Додавання ми освоїли. Тепер перейдемо до віднімання. Нам належить розрахувати прибуток, отриманий сім`єю за рік. Прибуток розраховується наступним чином: прихід мінус витрата. Наприклад, щоб отримати прибуток Мами за січень нам необхідно з доходів Мами за січень відняти витрати Мами за січень.
З цією метою відкриємо лист «Прибуток». Виділимо клітинку В2 і наберемо на клавіатурі знак рівності (=). Тепер перейдемо на лист «Прихід» і клацнемо мишкою осередок В2. Далі на клавіатурі щелкнем кнопку мінус (-). Тепер перейдемо на лист «Витрата» і клацнемо осередок В2. Натискаємо на клавіатурі Enter і, ваулен, прибуток підрахована.
А розрахувалася наша прибуток за формулою, яку ми створили усіма цими клацанням мишкою і набором на клавіатурі і яку можна побачити в рядку формул на аркуші «Прибуток».

Розшифруємо отриману формулу.
Зі знаком рівності ви вже знайомі, він говорить нам, що в виділеної осередку з`явиться результат будь-якого обчислення.
Слова «Прихід!» І «Витрата!" (Обов`язково зі знаком оклику) позначають імена аркушів в поточній книзі Microsoft Excel.
В2 - осередок таблиці. Укупі запис «Прихід! В2» розшифровується як «осередок В2, що належить листу Прихід». Відповідно запис «Витрата! В2» читається як «осередок В2 на аркуші Витрата». Тому однакові імена осередків (В2) не повинні вводити вас в оману, тому що ці осередки знаходяться на різних аркушах Excel.

І, нарешті, знак мінус між «Прихід! В2» і «Витрата! В2» говорить про те, що ми віднімаємо з значення, що знаходяться в осередку В2 листа Прихід, число, що містяться в осередку В2 листа Витрата.
Отож, ви і самі не помітили, як навчилися не просто віднімати в Microsoft Excel, а вважати різницю двох чисел з різних листів однієї книги. Схема роботи при обчисленні різниці (а також суми, множенні і діленні) чисел з різних книг Excel абсолютно така ж, лише вам доведеться пересуватися між двома книгами. При цьому обидві книги повинні бути одночасно відкриті.
З числами, що знаходяться на одному аркуші, все ще простіше. У такій формулі будуть міститися знаки рівності і віднімання, а також імена осередків. наприклад,
= В2-В3
Тепер самостійно порахуйте прибуток Папи, Сина і Дочки за січень. У вас повинно вийти наступне:

копіювання формул

Однак у нас залишилася підрахованої прибуток для інших місяців. І що ж, нам так і клацати туди-сюди по листам, скажете ви. Звичайно, ні. У Microsoft Excel є чудова можливість скопіювати формулу в усі необхідні комірки.
Для цього виділимо осередок з формулою на аркуші «Прибуток». У нашому випадку це осередок В2. Підіб`ємо покажчик мишки до правого нижнього кута клітки. Коли здасться маленький чорний хрестик, натискаємо ліву кнопку мишки і, не відпускаючи її, рухаємо миша вправо, захоплюючи все осередки, в яких потрібно створити формулу.

Зауважте, що назви комірок в скопійованих формулах змінилися автоматично.

Тепер скопіюйте формули для решти місяців і отримаєте прибуток Папи, Сина і Дочки. Майте на увазі, що спочатку необхідно виділити відповідну клітинку, наприклад В3 для Папи або В5 для Дочки, а потім вже копіювати формулу.
Разом можете підрахувати, підсумовуючи отримані значення любимо з розглянутих раніше способів.
В результаті у нас вийшли наступні значення:

Цікаво, що при зміні числових значень в осередках, задіяних у формулі, підсумкове значення також зміниться. Для прикладу, збільшимо дохід Дочки за січень з 40 до 100. При цьому її прибуток повинна збільшитися з 30 до 90.
Вводимо в комірку В5 на аркуші «Прихід» цифру 100 і листку «Прибуток» автоматично отримуємо очікувані 90. Все тому, що комірка В5 бере участь у формулі «= Прихід! B5-Витрата! B5» і як би не змінювалося містяться в ній число , підсумок формули буде перерахований відповідно до даних змін.

Множення і ділення
Наостанок розберемо ще два простих математичних дії. Принципи, що лежать в основі множення і ділення, ні чим не відрізняються від розглянутих раніше.
За множення відповідає знак * на клавіатуру, за поділ - знак /
Для прикладу створимо табличку з зарплатами і зробимо перерахунок окладу з урахуванням якогось коефіцієнта. Наше завдання - помножити суму окладу працівника на присвоєний йому коефіцієнт. В результаті ми отримаємо підсумкову заробітну плату для кожного співробітника.

Виділимо мишкою осередок D2 і поставимо в ній знак рівності. Потім клацнемо осередок В2, поставимо знак множення (клавіша *) і клацнемо осередок С2. Натиснемо на клавіатурі Enter. В результаті ми отримаємо наступну формулу:
= B2 * C2

Користуючись цим методом, пропоную вам самостійно розрахувати заробітну плату інших працівників. У вас повинні вийти такі цифри:

Зауважте, що при зміні кожній із величин (окладу або коефіцієнту) підсумкова заробітна плата співробітника буде автоматично перерахована.
Тепер займемося розподілом. Додамо в нашу табличку ще одне відділення і розділимо підсумкову заробітну плату кожного працівника на 30, щоб дізнатися дохід за день.

Щоб порахувати скільки грошей товариш Іванов має в день виділимо осередок Е2 і введемо знак рівності. Потім клацнемо осередок D2 і в рядку формул надрукуємо / 30. У рядку формул повинна з`явитися наступний запис:
= D2 / 30
Завершимо розрахунок натисканням Enter на клавіатурі.
Те ж саме проробимо для інших працівників, не забуваючи виділяти відповідні конкретно їм осередки.
В результаті ми маємо таку табличку.

Замість 30 можна вводити ім`я комірки, в якій міститься число - дільник. Наприклад, В2. Тоді формула буде мати вигляд:
= D2 / В2
У своїй значення, що знаходиться в комірці D2, буде розділено на число з комірки В2.
Нагадаю, що при зміні будь-якого з чисел, що беруть участь у формулі, наприклад окладу або коефіцієнта, розрахункове взаємозамінними, наприклад денний заробіток працівника, також буде перераховано.

Отже, ми з вами навчилися не тільки азам бухгалтерії, а й основним математичних операцій у Microsoft Excel. Застосування того чи іншого способу розрахунків залежатиме від ваших уподобань і стоїть перед Вами завдання.

Спеціально для проекту Ячайнік, Олена Карлтон

{Mosloadposition cpanel}